Referanser til jobb: velg, spør og forbered

Referanser er personer som kan fortelle en arbeidsgiver hvordan du er å jobbe med. De kommer vanligvis inn sent i rekrutteringen, når det står mellom noen få kandidater, og da kan en god samtale med en tidligere leder veie tungt. Derfor lønner det seg å tenke gjennom referansene dine i god tid.

Referanser på CV-en: oppgis på forespørsel

Du trenger ikke skrive referansene dine i CV-en. Det vanlige rådet er å skrive «Referanser oppgis på forespørsel» nederst, under en egen overskrift. Fulle opplysninger tar du med når annonsen ber om det, eller hvis du selv vil.

Med «oppgis på forespørsel» blir ikke referansene dine ringt for ofte hvis du søker mange jobber, og du beholder kontrollen: når en arbeidsgiver ber om referanser, kan du først si fra til dem og fortelle hvilken jobb det gjelder, så de er forberedt når telefonen ringer.

Hvem bør du velge?

Velg personer som kjenner deg godt, helst gjennom jobb. OsloMets skjema for referanseintervju nevner nåværende leder, tidligere ledere, kolleger, medarbeidere og eksterne kunder eller samarbeidspartnere. Ifølge skjemaet er en pålitelig referanse en som har sett deg over lengre tid i relevante situasjoner. Personen bør kunne beskrive hvordan du jobber, hvordan du fungerer i en gruppe og hvordan du har taklet utfordringer.

Velg heller noen få som kjenner arbeidet ditt godt, enn mange som kjenner det litt. Noen ting å tenke på:

• Match jobben. Søker du en lederstilling, er en referanse som har sett deg lede, mer verdt enn en som bare kjenner deg som kollega.
• Velg ferske erfaringer. En leder fra de siste årene kan svare mer konkret enn noen du jobbet med for lenge siden.
• Unngå venner og familie. Det oppfattes som useriøst, selv om de vet mye om deg.
• Tenk over nåværende leder. Vet ikke arbeidsgiveren din at du søker ny jobb, kan du be om at akkurat den referansen venter til et tilbud er nær.

Slik spør og forbereder du referansene

Spør alltid først. Før du fører opp noen som referanse, må du ha fått samtykke fra dem, og OsloMets rutine sier at den som er oppgitt som referanse, bør være informert av kandidaten.

Når du spør, fortell:

• hvilken jobb du søker, og hva arbeidsgiveren ser ut til å legge mest vekt på
• hvilke prosjekter eller oppgaver du gjerne vil at de nevner
• at de kan bli kontaktet snart, og av hvem

En tidligere leder kan ofte minne deg på resultater og eksempler du selv har glemt, og som du kan bruke i et kompetansebasert intervju. Ta kontakt igjen etterpå. Spør om de er blitt kontaktet og hva dere snakket om, så vet du hva arbeidsgiveren har hørt. Og takk dem, uansett hvordan det går.

Når arbeidsgiveren ringer referansene

I OsloMets rutine står det at referanser normalt innhentes etter at intervjuet er gjennomført, etter avtale med kandidaten. Der skal referansene kontaktes før et annengangsintervju, slik at kandidaten kan svare på opplysninger som har kommet fram. DFØs mal for andregangsintervju i staten legger derimot opp til at referansene kan sjekkes etter andregangsintervjuet. Rekkefølgen varierer, så spør gjerne mot slutten av intervjuet når det skjer i din prosess. Flere slike forslag finner du blant spørsmålene til arbeidsgiveren.

Spørsmålene i et referanseintervju handler typisk om:

• hvor lenge og i hvilken rolle referansen har kjent deg
• hvilke oppgaver og hvilket ansvar du hadde, og hvilke resultater du oppnådde
• hvordan du samarbeider med leder og kolleger, og hvordan du er i stressede situasjoner
• hva du er spesielt flink til, og hvor du kan utvikle deg
• om referansen ville ansatt deg igjen

DFØ skriver at referansene skal belyse kravene i stillingsannonsen, ikke nye forhold. Arbeidsgiveren vil se om bildet fra intervjuet stemmer med hvordan andre beskriver deg. Kommer det fram noe du ikke har fortalt om, skal du ifølge OsloMets rutine få sjansen til å gi din versjon før det tas med i vurderingen.

Andre enn dem du har oppgitt

Vil arbeidsgiveren snakke med noen du ikke har oppgitt, må de ha tillatelse fra deg. Opplysninger fra andre enn de oppgitte referansene kan ikke brukes, står det i OsloMets rutine. Spørsmål om politisk tilhørighet, religion, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap, graviditet eller familieplanlegging hører heller ikke hjemme i en referansesjekk, akkurat som i intervjuet.

Arbeidsgiveren må følge personvernforordningen (GDPR) når de behandler opplysninger om deg som søker. Datatilsynet nevner blant annet plikten til å informere søkerne og til å slette opplysningene.

Slik skriver du referansene

Når arbeidsgiveren ber om referanser, kan du sende dem på e-post eller ha dem med på et ark. Skriv fullt navn, stillingstittel, arbeidsplass, telefon, e-post og hvilken relasjon dere har. Et eksempel med plassholdere:

• Fornavn Etternavn, avdelingsleder i Bedriften AS. Var min nærmeste leder 2022–2025. Telefon og e-post.
• Fornavn Etternavn, prosjektleder i Bedriften AS. Vi jobbet i samme prosjektgruppe i to år. Telefon og e-post.
• Fornavn Etternavn, veileder i praksisperioden min i Organisasjonen. Telefon og e-post.

Relasjonen er linjen som oftest blir glemt. Den som ringer, vil vite om det er lederen din, en kollega eller en veileder, siden de kan svare på ulike ting.

Har du kort arbeidserfaring, fungerer en lærer, en veileder fra praksis eller en leder i en forening der du har hatt et verv. Har du jobbet i utlandet, kan referansene være vanskelige å nå, og da hjelper det å ha attester. NAV anbefaler uansett å ta med attester og vitnemål til intervjuet.

Kommer referansene sent, er det intervjuet som tar deg dit. Forbered det med de vanlige spørsmålene på jobbintervju, og øv på en gratis logisk test hvis det er tester i prosessen.