Referenser till jobbet: välj, fråga och förbered

Referenser är personer som kan berätta för en arbetsgivare hur du är att jobba med. De kommer oftast in sent i en rekrytering, när det står mellan några få kandidater, och då kan ett bra samtal med en tidigare chef väga tungt. Därför lönar det sig att tänka igenom dina referenser till jobbet i god tid. Här går vi igenom vad som gäller för referenser i cv:t, vem du ska välja, hur du förbereder dem och vad som gäller för de uppgifter arbetsgivaren samlar in om dig.

Referenser i cv: lämnas på begäran

Du behöver inte skriva ut dina referenser i cv:t. Många skriver i stället en egen rubrik, Referenser, med raden “Referenser lämnas på begäran”. Det är ett vanligt och helt accepterat sätt.

Det finns två fördelar. Dina referenspersoner blir inte uppringda för ofta om du söker många jobb. Och du behåller kontrollen: när en arbetsgivare ber om referenser kan du först höra av dig till dem och berätta vilket jobb det gäller, så att de är förberedda när telefonen ringer.

Skicka kontaktuppgifterna när arbetsgivaren frågar efter dem, vilket oftast sker efter intervjun. Ha dem färdiga så att du kan svara samma dag.

Vem ska du välja?

Välj personer som känner dig väl, helst genom jobbet. En tidigare chef är ofta den starkaste referensen, men en kollega, handledare eller mentor fungerar också. Det viktiga är att personen kan beskriva hur du arbetar, hur du fungerar i en grupp och hur du har hanterat utmaningar.

Två till tre namn brukar räcka. Några saker att tänka på när du väljer:

• Matcha jobbet. Söker du en ledarroll är en referens som har sett dig leda värd mer än en som bara känner dig som kollega.
• Välj färska erfarenheter. En chef från de senaste åren kan svara mer konkret än någon du jobbade med för länge sedan.
• Inga vänner eller släktingar. Det uppfattas som oseriöst, även om de vet mycket om dig.
• Fundera på din nuvarande chef. Vet inte din arbetsgivare om att du söker nytt kan du be den du söker hos att vänta med just den referensen tills ett erbjudande är nära.

Så frågar du och förbereder dina referenser

Fråga alltid först. Ingen vill bli uppringd om en person de inte har pratat med på länge, och ett oförberett samtal blir sällan så bra som det kunde ha blivit.

När du frågar, berätta:

• vilket jobb du söker och vad arbetsgivaren verkar lägga mest vikt vid
• vilka projekt eller uppgifter du gärna vill att de nämner
• att de kan bli kontaktade inom kort, och av vem

Du kan gärna ta hjälp av dina referenspersoner redan när du skriver ansökan. En tidigare chef kan ofta påminna dig om resultat och exempel som du själv har glömt, och som du sedan kan använda i en kompetensbaserad intervju.

Efteråt är det bra att höra av sig igen. Fråga om de har blivit kontaktade och vad de pratade om, så vet du vad arbetsgivaren har hört. Och tacka dem, oavsett hur det går. Du vill kunna fråga igen nästa gång.

När arbetsgivaren ringer dina referenser

Referenserna tas oftast sent i processen, efter intervjuerna, och bara på den eller de slutkandidater som är kvar. Hos en del arbetsgivare är det det sista steget innan erbjudandet. Vill du veta när det sker i just din process kan du fråga i slutet av intervjun; det finns fler sådana förslag bland våra frågor att ställa.

Ett referenssamtal brukar handla om:

• i vilka sammanhang ni har jobbat ihop, i vilka roller och hur länge
• vilka arbetsuppgifter du hade
• vilka resultat du nådde
• hur du har agerat i situationer som liknar det nya jobbet

Det sista är ofta samma kompetenser som intervjun handlade om. Arbetsgivaren vill se om bilden från samtalet med dig stämmer med hur andra beskriver dig.

Rådet till rekryterare är att aldrig kontakta någon utan att kandidaten vet om det. Vill arbetsgivaren prata med någon som du inte har angett ska de fråga dig först.

Referenser exempel: så skriver du dem

När arbetsgivaren ber om referenser kan du skicka dem i ett mejl eller ha dem utskrivna på ett papper till intervjun. Skriv namn, titel, arbetsplats, kontaktuppgifter och vilken relation ni har. Ett exempel med platshållare:

• Förnamn Efternamn, avdelningschef på Företaget AB. Var min närmaste chef 2022–2025. Telefon och mejl.
• Förnamn Efternamn, projektledare på Företaget AB. Vi arbetade i samma projektgrupp i två år. Telefon och mejl.
• Förnamn Efternamn, handledare under min praktik på Organisationen. Telefon och mejl.

Relationen är den rad som oftast glöms, och den är viktig. Den som ringer vill veta om det är din chef, en kollega eller en handledare, eftersom de kan svara på olika saker.

Dina uppgifter och dina rättigheter

En arbetsgivare får hantera dina personuppgifter under rekryteringen, även det som kommer fram i intervjuanteckningar och referenser. Men det finns gränser. Uppgifter om arbetssökande får i princip inte behandlas utan att du känner till det, och du ska få information om vilka uppgifter som samlas in, varför och hur de används.

När rekryteringen är klar ska uppgifterna som utgångspunkt raderas eller avidentifieras. Arbetsgivaren får spara dem så länge du kan vidta rättsliga åtgärder, till exempel överklaga ett beslut. Vill arbetsgivaren spara dem till framtida rekryteringar krävs ditt samtycke.

Du har också rätt att få veta vilka uppgifter en organisation har om dig. Begär det helst skriftligt. Det är som regel gratis, och du ska få svar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Du får en begriplig sammanställning av dina uppgifter, men inte alltid allt, eftersom det som rör andra personer kan undantas. Tycker du att dina uppgifter har hanterats fel kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Om du saknar bra referenser

Har du kort arbetslivserfarenhet är det inget konstigt. En lärare, en handledare från praktik eller en ledare i en förening där du har haft ett uppdrag fungerar bra. Det viktiga är fortfarande att personen har sett dig arbeta.

Har du jobbat utomlands kan referenserna därifrån vara svåra att nå. Då hjälper det att ha skriftliga intyg eller betyg från arbetsgivaren som du kan visa upp.

Och kommer referenserna in sent är det intervjun som tar dig dit. Förbered den med våra vanliga intervjufrågor, och är det tester i processen kan du öva på vårt gratis logiktest i förväg.